საჭიროება დოკუმენტური მტკიცებულება გადაწყვეტილებების საჭირო იმ შემთხვევაში, თუ ისინი გადაიყვანეს ერთობლივად. ყველაზე ხშირად დაფიქსირება მოვლენების გამოიყენება ამ ტიპის ჩაწერის მონაცემები, როგორც ოქმს.
სიტყვა "ოქმი" რამოდენიმე მნიშვნელობა აქვს - ეს შეიძლება იყოს დამონტაჟებული და პროცედურები გარკვეული სიტუაცია და სათანადოდ შემუშავებული ოფიციალური დოკუმენტი, რომელიც შეიცავს თანმიმდევრობა მონაცემები განხილვის დროს, დებატები და გადაწყვეტილების მიღების შეხვედრები, კონფერენციები და შეხვედრები. გაითვალისწინეთ, რომ მას აქვს რამდენიმე ფორმა, რომელიც განსხვავდება მათი მიზანი. სხდომის მცხოვრები საბუთი განსხვავებული მიხედვით, ვიდრე, მაგალითად, ანგარიში საგამოძიებო ორგანოებს ან სხვა საზედამხედველო ორგანოს მიერ.
საქართველოს მუდმივი / დროებითი კოლეგიალური საზოგადოების (კომიტეტის შეხვედრაზე აქციონერთა მცხოვრები, დირექტორთა საბჭო) ექვემდებარება სავალდებულო დოკუმენტაცია. დამოკიდებულია მიერ მიღებული გადაწყვეტილება ორგანიზაციის თავმჯდომარე ან ჯგუფი, სხდომის შეიძლება ჩატარდეს სრული (საფუძვლიანი ჩანაწერი გამოსვლები, დებატები, კითხვები და პასუხები) ან შემოკლებულ ფორმას. როგორც წესი, წლის სხდომის მდივანი ან სხვა ვალდებული პირი ინარჩუნებს ჩანაწერი ყველაფერი, რაც ხდება, აგროვებს დაკავშირებული მასალები, მონაწილეებს, და მაშინ მოაქვს მათ ერთ დოკუმენტს.
რაც შეეხება მოთხოვნებს ოფიციალური დოკუმენტი, რომ ისინი ინიშნებიან სახელმწიფო სტანდარტების მმართველი სწორი პოლიტიკა. მაგალითად, იმ სხდომის მფლობელებს ან მოიჯარეებს წარმომადგენლები სხვა ჯგუფები და ორგანიზაციები, გარდა იმისა, რომ დოკუმენტის დასახელება და ორგანიზაცია, თარიღი ღონისძიება და დღის წესრიგი უნდა იყოს მითითებული მონაცემები თავმჯდომარე, მდივანი და დამსწრე პარტიები.
შეჯამება ინფორმაცია სქემა ასეთია: Play - გააკეთა (და) - გადაწყვიტა / შეთანხმდნენ. სიზუსტეს მონაცემები კომპლექტი პარაფირება ხელმოწერა თავმჯდომარე და მდივანი. საჭიროების შემთხვევაში, შეხვედრის მონაწილეებმა შეიძლება მიღებულ იქნეს, როგორც სრული ასლი ე წუთზე, ისევე როგორც ამონაწერი რაიმე ნაწილი.
ზოგიერთი ნიუანსი ინფორმაციის მონაცემთა არის დოკუმენტი, რომელიც ასახავს მოსახლეობა შეხვედრები, მცხოვრები კორპუსები. ამ შემთხვევაში, ოქმის homeowners შეხვედრა მიღების დარწმუნებული ვარ, მონაცემები სახით ღონისძიება (ფაქტობრივი შეკრება ან ხმის მიცემა დაუსწრებლად დღის წესრიგში), ფაქტობრივი მისამართი და ფართობი განაცხადა მდგომი ობიექტი, იმ ადამიანთა რიცხვი, დამსწრე და კენჭისყრაში, რომლებიც მათ.
გარდა ამისა, სავალდებულო გამოყენება დოკუმენტის ჩამოთვლილია გვარები მონაწილე (ან მათი წარმომადგენლები), რაოდენობის ბინა, მფლობელობაში. იმ შემთხვევაში, თუ მაცხოვრებელთა აზრით მიიღეს დაუსწრებლად, დამატებით სიაში მითითებული უნდა იყოს არა მხოლოდ ადამიანის მონაცემებს, არამედ მისი ყველა საკითხს დღის წესრიგში. გარდა ამისა, იგი ასევე უნდა შეიცავდეს ინფორმაციას დოკუმენტი, რომელიც ადასტურებს საკუთრების უფლებას ან მფლობელობაში კონკრეტული ადგილმდებარეობა ნაწილი სახლი, ისევე როგორც ნება თითოეული მოქალაქის ნივთები განსაზღვრული დღის წესრიგით ნათელი და მიღებული ფორმები (ვეთანხმები, არ ვეთანხმები, თავი). მხოლოდ ამ პირობით, მოსახლეობას შეხვედრის წუთის ძალაში იქნება.