Წესები საქმიანი ელ-ფოსტა. საქმიანი წერილი: ნიმუში. როგორ გამოგვიგზავნოთ e-mail

უკანასკნელი ათი წლის განმავლობაში, საქმიანი ელ-ფოსტა მოიპოვა დიდი პოპულარობა და გახდა ერთ ერთი ძირითადი მეთოდები ბიზნეს კომუნიკაცია. დღეს ძნელია მოიძებნოს ადამიანი, რომელიც იქნებოდა პრაქტიკაში კომუნიკაციის არ გამოიყენებს e-mail. მიუხედავად ამისა, ბევრი ადამიანი დღეს გაინტერესებთ , თუ როგორ უნდა გამოგვიგზავნოთ e-mail ისე, რომ ყველა წესების უკვე მოჰყვა? როგორც დახმარებით კომპეტენტური წერილები შექმნას მიმღები კარგი შთაბეჭდილება შესახებ გამგზავნი?

ეს სტატია აღწერს წესები საქმიანი by e-mail, და პრაქტიკულ რჩევებს ამ მუხლით დაეხმაროს ვისწავლოთ სწორი ბიზნეს კომუნიკაციის მომზადება ელ.

ბევრი დაიწყოს მათი სამუშაო დღეს მხოლოდ შესამოწმებლად საფოსტო ყუთი ახალი შეტყობინებები. მაგრამ, სამწუხაროდ, მიუხედავად გავრცელების ეს მეთოდი ინფორმაციის გაცვლა, ბევრ ადამიანს არ იცით, თუ როგორ უნდა სწორად გამოიყენოთ ენა საქმიანი, აღების ელექტრონული ფოსტის არაფორმალურ გზა კომუნიკაცია.

იმის გამო, რომ სიჩქარე მიწოდების წერილებს ხელს უწყობს გაცვლის მნიშვნელოვანი ოფიციალური დოკუმენტები, ფორმები, განცხადებები, მაგრამ აქ ხალხს უშვებენ შეცდომებს, როდესაც გაგზავნის ელ. ძალიან ხშირად ხდება, რომ მომზადება ელექტრონული ფოსტის გაცვლის ნებისმიერი ფაილი ადრესატს ნებისმიერი მიზეზის გამო არ წარმოადგენს თანმხლები ესეები და არ შეესაბამება თემა, რომელიც შეიძლება გაართულოს მუშაობის მიმღები. მიზნით ამ მუხლის კითხვაზე პასუხის გაცემა: როგორ უნდა გამოგვიგზავნოთ e-mail, და დაიცვას ყველა წესების ბიზნეს წერილობითი კომუნიკაციის საშუალებით e-mail?

In შედგენის ელ უნდა იყოს შევსებული ყველა სფეროში

წესები საქმიანი ელექტრონული ფოსტის მოითხოვს გამგზავნი შეავსოთ ყველა ველი გათვალისწინებული ელ, როგორიცაა მისამართი და სახელი მიმღები და გამგზავნი. ეს აუცილებლად უნდა შეფასდეს, როგორც თემა, რომელიც მოკლედ აღწერს არსი გაგზავნილ წერილში. ძალიან ხშირად სწორად აღწერილი თემა ბედი წერილები და სიჩქარე პრობლემის მოსაგვარებლად შეიქმნა მასში. ბიზნეს წერილებს უნდა დაიწყოს მისალოცი - ეს მარტივი გამოხატვით მიმღები არის ძალიან მნიშვნელოვანი ყველა კორესპონდენციას. მას შემდეგ, რაც მისასალმებელი უნდა მოჰყვეს ტექსტი, რომელსაც ეწოდება "ორგანოს წერილი", და საბოლოოდ დატოვა ხელმოწერა, მაგალითად, "საუკეთესო სურვილებით, Brice პეტრე ივანოვიჩი".

მისალოცი ბიზნეს კორესპონდენციის

ამ ეტაპზე ჩვენ კიდევ უფრო უნდა sharpen მისი აქცენტი, როგორც ჟესტი მიმართ ძალიან მნიშვნელოვანია ყველა ასპექტს ბიზნეს კომუნიკაციების. ოპტიმალური მისალოცი ფრაზა "დილა" და "Hello". საქმიანი ელ-ფოსტის გამგზავნი შეზღუდვების გამოყენება ფრაზა "შუადღე" და "დილა", როგორც მიმღები წაიკითხოს წერილი ხნის შემდეგ მისი მიღებიდან. იგი ასევე არ არის სწორი გამოიყენოს მისალოცი სასაუბრო გამონათქვამები ჩვეულებრივი საუბარი.

მისასალმებელი სიტყვა ან ფრაზა უნდა გაკეთდეს მიმღებთან სახელი და მამის, თითქოს სახელი გამომგზავნი უცნობია, ამ ეტაპზე შეიძლება გამოტოვებენ. მას შემდეგ, რაც მისასალმებელი სიტყვით შეგიძლიათ გადაადგილება, რათა პრეზენტაცია წერილი სამიზნე.

Attachments ბიზნეს კორესპონდენციის ელ-ფოსტა

იმ შემთხვევაში, თუ მთავარი მიზანი წერილობით არ არის მხოლოდ წერილობითი ამბავი და პრეზენტაცია თემაზე, არამედ ადმინისტრაციის ფაილი, ეს არის საუკეთესო გამყარებაში გაუგზავნე ობიექტების პირველი ადგილი. ხშირად ხდება, რომ ბევრი shippers, იმის გამო, რომ დაუდევრობის, რომელშიც არსი კითხვა წერილის ტექსტი, დაგავიწყდეთ დაურთოთ საჭირო ინვესტიციები. ეს გულგრილობა შეიძლება უარყოფითად იმოქმედოს საქმიანი რეპუტაციის ბიზნეს გამომგზავნი.

E-mail უნდა იყოს ცნობადი და ლაკონურ

საქმიანი ელ-ფოსტა წესები მოითხოვს გამგზავნი აქვს ცნობადი e-mail სახელი, რომელიც უნდა განახორციელოს სწორი ინფორმაცია გამგზავნის სახელი. ძალიან მოკლე და არ გამოიყურება სულელური, ოფიციალური წერილები და მიმართვები, როდესაც ელექტრონული მითითებულ მისამართზე არაფორმალური გამონათქვამების ან სიტყვა, მაგალითად, e-mail «limon_petya». ეს ძალიან უღირსი ზრდასრული. იყიდება საქმიანი უმჯობესია შექმნათ ცალკე ელექტრონული ფოსტის მისამართი და დაიცვან ეტიკეტი საქმიანი ელ.

გამოყენება სწრაფი ფუნქცია პასუხი (Response) საპასუხოდ ადრე მიღებული წერილები

პასუხი ფუნქცია ან Response (შემოკლებით ეს ჰგავს :) Re ეხმარება მომხმარებელს სწრაფი გზა უპასუხოს ადრე გაგზავნილი გამგზავნი გაგზავნა. ეს ფუნქცია აქვს უნივერსალური განცხადება წაიკითხა წინა საუბარში პირი მოცემულ თემაზე. მაგრამ წესების საქმიანი ელ-ფოსტა მოითხოვს გამგზავნი გადარქმევა თემა ბიზნეს წერა, თუ დროს კორესპონდენციის განხილვა შეიცვალა.

სანამ გაგზავნის ბიზნეს წერილი უნდა კორექტურა for მართლწერა და პუნქტუაცია

E-mail ხდის მარტივი ინფორმაციის გაცვლას, მაგრამ საქმიანი არ უნდა უგულებელვყოთ წესები რუსულ ენაზე, როგორც აღიარა უყურადღებოდ შეცდომა შეიძლება გავლენა სანდოობის გამომგზავნი. სანამ ელ, თქვენ უნდა ნახოთ ტექსტის რამდენჯერმე და საფუძვლიანად შემოწმება ofograficheskih და პუნქტუაციური. ბევრი ელ კლიენტებს აქვს მართლწერის შემოწმება ფუნქცია, ასე რომ თქვენ ყურადღება უნდა მიაქციოს, რომ სიტყვა ხაზგასმით აღნიშნა, წითელი. თუ ეჭვი სწორი მართლწერა, თქვენ უნდა ვეძებოთ დახმარება ინტერნეტიდან ან შეამოწმოთ მართლწერა გამოყენებით ორთოგრაფიული ლექსიკონი.

ადრესატი სფეროში უნდა იყოს შევსებული ბოლო მხრივ

თავიდან აცილების მიზნით, გაგზავნის დაუმთავრებელი ან unedited წერილები დანიშნულების მისამართი ბიზნეს წერილი უნდა დასრულდეს nick დროის ადრე გაგზავნის. ეს წესი ასევე შედის საფუძვლები ბიზნეს მიმოწერა ელექტრონული ფოსტით. ეს ხდება, რომ როდესაც შევსების სფეროებში დანიშნულების e-mail შესთავაზოს სია ადრე გამოიყენება მიმღები, ასევე უნდა sharpen მათი ყურადღება, რათა არ შეცდომით გაგზავნის ბიზნეს წერილი შედგენილი ადრესატი.

სტრუქტურირებას საქმიანი წერილი

ტექსტის აგება წესები ვრცელდება არა მხოლოდ ქაღალდზე, არამედ წესების საქმიანი ელ-ფოსტა. ეს ყოველთვის არ არის მოსახერხებელი, რომ მიმღები წავიკითხე დიდი რაოდენობით ტექსტური შეტყობინებები ეკრანზე. გამარტივება ამ ეტაპზე უნდა დაარღვიოს ტექსტი ლოგიკურად ჩამოყალიბდა მცირე პუნქტები და თავიდან წერა ბიზნეს წერილები დახვეწილი ტექსტის წინადადებები. ოპტიმალური სიგრძეზე ერთი წინადადება ბიზნეს წერილი უნდა იყოს არაუმეტეს თხუთმეტი სიტყვა.

არსი ბიზნესის წერილი გათვალისწინებული უნდა იყოს, რომ არსებითად

გარდა იმისა, რომ ეს თემა ბიზნესის წერილი, რომლის მიმართაც უნდა დაგაინტერესოთ და მკაფიოდ ჩამოყალიბებული პირველი და მეორე წინადადება ტექსტი. გამგზავნის ამოცანაა წარმოადგინოს დასაწყისში წერდა პრობლემა ან საკითხი, რომელზეც იგი მიმართავს მიმღები. პირველ წინადადებაში, ეს უნდა იყოს დანიშნული რომლის მიზანია გაგზავნილი საქმიანი წერილი. ნიმუში: "გაცნობებთ, რომ პირობების პასუხისმგებლობას ხელშეკრულებით №45 of 02.01.2017," აყენებს ნაყარი მასალები "დასასრულს უახლოვდება. კონტრაქტის გახანგრძლივებას, თქვენ უნდა წარუდგინოს მეორე დოკუმენტების პაკეტს. " მადლობა დანიშნული სამიზნე მიმღები შეუძლია დაჯექი მთავარი იდეა ბიზნესის წერილი. თუ ასო ძალიან დიდი ტექსტი, უმჯობესია ისარგებლოს დაწესებულებაში ვამაგრებ ფუნქცია ინვესტიციების სახით ტექსტური დოკუმენტი, მაგრამ ტექსტში ყუთი უნდა დარჩეს თანმხლები ესსე, რომელიც ანათებს ბიზნესის წერილი. ნიმუში: "გიგზავნი დანერგვა ელექტრონული ასლი წერილი" Mac ოპერაცია ". გთხოვთ შეატყობინოთ თქვენს გაგრძელების შესახებ გადაწყვეტილება ხელშეკრულების №45 of 01.02.2017, "აყენებს ნაყარი მასალები" წერილში ვადა. "

თითოეული ბიზნეს ელ პასუხი უნდა გაეცეს

არსებობს უარყოფითი მაგალითები საქმიანი კორესპონდენციის მიმღები უგულებელყოფს საქმიანი წერილი, სხვადსხვა მიზეზის გამო. ზოგჯერ ეს შეიძლება რეალურად იყოს შემთხვევები, როდესაც პასუხი არ შეიძლება იმის გამო, რომ გარკვეულ სიტუაციებში, მაგალითად, ტერმინი გადაწყვეტა პრობლემა შესაძლოა რამდენიმე დღე ან მიმღები აზროვნების და არ შეუძლია დაუყოვნებლივ კითხვაზე პასუხის გაცემა. ამ შემთხვევაში, მოკლე კომენტარი ამ საკითხთან დაკავშირებით, მაგალითად, "Hello, პეტრე ივანეს უნდა მიეცეს. მე მივიღე თქვენი წერილი, მაგრამ დღეს უჭირთ პასუხის გაცემა, იმიტომ, რომ მე უნდა კონსულტაციები უპირატესობა. მე ანგარიშს თქვენი საკითხი გენერალური დირექტორი ჩვენი კომპანიის და მისცემს ოფიციალურ პასუხს მიერ კვირის ბოლოს. პატივისცემით, გაყიდვების მენეჯერი Belov Ivan Gennadevich ".

ეს უნდა გვახსოვდეს, რომ თუ პასუხი არ ეძლევა სამი სამუშაო დღის განმავლობაში, ის ფაქტი, რომ დუმილი მიმღები საქმიანი წერილი შეიძლება შეფასდეს, როგორც უყურადღებობა ან უარი კომუნიკაცია გამომგზავნი.

შედგენისას საპასუხო წერილი უნდა უპასუხოს ყველა დასმულ კითხვებზე

იმ შემთხვევაში, თუ წერილი მიმართა მიმღები ვალდებულია ეჭვქვეშ ხასიათი, როდესაც შედგენის წერილი უნდა უზრუნველყოს პასუხები კითხვების პრიორიტეტების, რომელიც იმყოფება შედეგად ტექსტი საქმიანი წერილი. თუ დაისვა შეკითხვები, გამგზავნი მოელის კონკრეტული პასუხები. შედგენისას წერილი პასუხი არ უნდა იყოს დანომრილი, თქვენ უბრალოდ უნდა გამოხატოს აზრები მიზნით. იმისათვის, რომ ამ კითხვებზე პასუხის გაცემა, თქვენ ჯერ უნდა ხელახლა წაიკითხავს რამდენჯერმე მიიღო ბიზნეს წერილში, და თუ ძალიან ბევრი კითხვები, უმჯობესია წერენ მათ ცალ-ცალკე, რათა თავიდან ავიცილოთ დაკარგული. თუ თქვენ ვერ უზრუნველყოფს პასუხი ზოგიერთ კითხვებს, აუცილებელია აღვნიშნო, რომ ამ ეტაპზე, სხვადსხვა მიზეზის გამო, პასუხი შეიძლება არ მიეცეს.

ნუ ბოროტად აკრონიმები, ემოციური დიზაინი და ესარგებლა

არსებობს უარყოფითი მაგალითები საქმიანი კორესპონდენცია, სადაც ის იხსნება გამომგზავნის გამოყენებით არაფორმალური ნიშნები სახით smiles. მათი გამოყენება პოპულარული სოციალური ქსელის, მაგრამ საქმიანი წესები არ მივესალმები ასეთი მონიტორები ემოცია, რადგან მიმღები შეიძლება არ ვიცი მათი ნამდვილი ღირებულება, და მათ მიღებაზე, როგორც მისთვის გაუგებარია კომპლექტი პუნქტუაციური.

ეს არის ასევე ღირს დათმობას წერილობით ტექსტში ასოებით. ინტერნეტში კომპლექტი სიტყვა ასოებით წერია ეწოდება "ყვირილი ფრაზები" და ასეთი ფრაზები ხშირად ატარებენ უარყოფით ფერი. მიმღების კითხვისას ელექტრონული ბიზნესის წერილი შეიძლება ჩაითვალოს უარყოფითი შრიფტი, რომელიც საზიანო იქნება აღქმა მნიშვნელობა. იმ შემთხვევაში, თუ ბიზნეს წერილში აუცილებელია ხაზგასმა წერტილი, უკეთესი გამოყენების გაცნობითი ხასიათის ფრაზები, მაგალითად, "მინდა აღვნიშნო, რომ თქვენ უნდა უზრუნველყოს დოკუმენტების პაკეტს გაგრძელების ხელშეკრულების არაუგვიანეს 10/02/2017 წელს," ან "მინდა აღვნიშნო, რომ დოკუმენტები გაგრძელების ხელშეკრულების წარმოდგენილი უნდა იყოს ადრე 10.02.2017 წელს. "

არ არის აუცილებელი, გადასცეს მგრძნობიარე ინფორმაციას ელ-ფოსტის საშუალებით

გადასცეს ან კონფიდენციალური ინფორმაციის უმჯობესია უარი თქვას ელ ანგარიშები, რადგან არსებობს რისკი მოხსნა ჰაკერების ინფორმაციის გამოყენება საკუთარი მიზნებისთვის. ეს ინფორმაცია შეიძლება შეიცავდეს: ტელეფონის ნომრები, პაროლები, საკრედიტო ბარათები, პირადი საბანკო ანგარიშები, და ა.შ. ეს მნიშვნელოვანია გვახსოვდეს, რომ ინფორმაცია ინახება სერვერზე mail აგენტი და იმ შემთხვევაში, გარჩევაში შეიძლება მოპარული ...

წერილში აუცილებლად უნდა იყოს ხელმოწერის გამგზავნი

როგორც უკვე აღვნიშნეთ, ყოველ იგზავნება ელექტრონული ფოსტის უნდა შეიცავდეს კონკრეტდება ხელმოწერა. ხშირად საფოსტო დეველოპერები გააცნო ხელმოწერა ბლოკი, რომელშიც თქვენ შეგიძლიათ შეიყვანოთ თქვენი მონაცემები თანამდებობა, სახელი და საკონტაქტო ტელეფონის ნომერი. შესაბამისად, ერთეული ავტომატურად იქნება ნაჩვენები ბოლოს თითოეული ელ, რომელიც გაამარტივებს ბეჭდვაში. მნიშვნელოვანია, რომ საკუთარი ხელმოწერა, რომ მიმღები შეძლო გოლის წერილი სწორი მისამართი გამომგზავნს. მაგალითად ხელმოწერა შეიძლება ასე გამოიყურება: "პატივისცემით, გაყიდვების უფროსი Petrov ნიკოლაი ალექსანდრეს, +79810000000."

დასკვნებს, უნდა აღინიშნოს, რომ იმისათვის, რომ გავიგოთ, თუ როგორ უნდა ჩატარდეს ბიზნეს მიმოწერა ელექტრონული ფოსტით, ეს არ არის აუცილებელია დამატებითი და რთული ელემენტები. ეს უნდა მხოლოდ ჯოხი ძირითადი წესების ეტიკეტი და პატივი სცეს წესებს რუსულ ენაზე.